采购管理系统
一、系统概述
Section titled “一、系统概述”采购管理系统是有巢云SaaS平台中的企业采购全流程管理模块，围绕采购业务全生命周期，提供供应商管理、采购需求、供应商报价、采购订单、退货管理、洽谈管理、产品管理、售后反馈等一体化采购管理能力。
采购管理系统├── 供应商管理│ ├── 供应商│ ├── 联系人│ └── 供应商类别├── 采购需求│ ├── 采购申请│ ├── 需求明细│ ├── 采购计划│ └── 采购询价单├── 供应商报价│ ├── 供应商报价│ └── 报价明细├── 采购管理│ ├── 采购订单│ ├── 采购明细│ └── 采购合同├── 退货管理│ ├── 采购退货│ └── 退货明细├── 洽谈管理│ ├── 洽谈记录│ └── 洽谈计划├── 产品管理│ ├── 产品│ ├── 业务类型│ └── 计量单位└── 售后反馈 └── 售后反馈1. 基础数据准备 ├── 维护供应商类别 ├── 维护供应商信息 ├── 维护供应商联系人 ├── 维护业务类型 ├── 维护计量单位 └── 维护产品信息 ↓2. 采购需求发起 ├── 各部门提交采购申请 ├── 采购申请审批流程 │ ├── 草稿 │ ├── 已提交 │ ├── 处理中 │ └── 已通过/已拒绝/已退回 └── 形成采购需求池（需求明细） ↓3. 采购计划制定 ├── 根据需求池制定采购计划 ├── 采购计划审批流程 │ ├── 草稿 │ ├── 已提交 │ ├── 处理中 │ └── 已通过/已拒绝/已退回 └── 确定采购内容和预算 ↓4. 供应商询价 ├── 创建采购询价单 ├── 向供应商发起询价 └── 收集供应商报价 ↓5. 供应商报价比价 ├── 供应商提交报价 ├── 查看报价明细 ├── 多供应商比价分析 └── 采纳最优报价 ↓6. 采购执行 ├── 生成采购订单 ├── 签订采购合同 │ ├── 洽谈 │ ├── 审批/签字 │ ├── 实施 │ ├── 决算 │ └── 完成 ├── 供应商发货 └── 采购收货 ↓7. 售后与退货 ├── 质量问题反馈（售后反馈） ├── 发起采购退货 ├── 退货处理 └── 退款处理二、供应商管理
Section titled “二、供应商管理”2.1 供应商
Section titled “2.1 供应商”供应商模块是采购系统的核心基础数据，主要用于：
- 供应商档案管理：统一维护所有合作供应商的基础信息，建立企业供应商资源库
- 供应商分级管理：按合作等级（核心、重点、目标、一般、零星）对供应商进行分类管理
- 供应商状态跟踪：实时维护供应商状态，掌握供应商合作情况
- 信誉等级评估：对供应商进行信誉等级评定，为采购决策提供依据
- 多维度查询：按名称、类别、信誉等级、合作时间等条件快速筛选定位供应商
- 支持按合作等级快速过滤（全部/核心/重点/目标/一般/零星）
- 支持多条件组合筛选（名称、类别、信誉等级、合作开始时间）
- 每个供应商包含编码、类别、状态、信誉等级、合作开始时间等信息
- 支持查看、编辑、删除操作
- 支持添加新供应商
2.2 联系人
Section titled “2.2 联系人”联系人模块管理各供应商的对接人员信息，主要用于：
- 供应商联系人档案：统一维护各供应商的主要联系人及联系方式，方便采购沟通对接
- 联系人信息维护：记录联系人姓名、性别、电话、部门、职务、微信号等详细信息
- 多维度查询：按合作伙伴、联系人姓名、常用电话、职务等条件快速查找联系人
- 采购沟通支撑：为采购洽谈、订单跟进等业务提供联系人信息支撑
- 支持按合作伙伴、联系人、常用电话、职务多条件筛选
- 记录联系人详细信息：姓名、性别、常用电话、部门、职务、微信号
- 支持查看、编辑、删除操作
- 支持添加新联系人
2.3 供应商类别
Section titled “2.3 供应商类别”供应商类别是系统的基础数据字典，用于定义供应商的分类标准，主要用于：
- 分类标准统一：统一维护供应商分类标准，确保各业务模块分类一致
- 可视化颜色标识：每个类别配置不同颜色，在其他模块中以颜色区分
- 业务模块支撑：为供应商、采购等业务模块提供分类数据
- 灵活可配置：支持新增、编辑、删除供应商类别，可根据业务需要调整
- 多级分类支持：支持树形结构的多级分类，满足复杂分类需求
- 每个类别包含名称、编码、颜色、启用状态、备注
- 支持自定义颜色标识，可视化区分不同类别
- 支持启用/禁用控制
- 支持添加子记录，构建多级分类结构
- 预置8种标准供应商类别：检测类、电脑类、通信类、配件类、辅材类、办公类、生活类、其他
三、采购需求
Section titled “三、采购需求”3.1 采购申请
Section titled “3.1 采购申请”采购申请是采购流程的起点，主要用于：
- 采购需求发起：各部门根据实际需要提交采购申请，说明采购需求
- 采购审批流程：采购申请需经过审批流程，确保采购需求合理合规
- 紧急程度管理：对采购需求按紧急程度（一般、普通、紧急）进行分级，优先处理紧急需求
- 采购需求跟踪：跟踪采购申请的审批状态，掌握需求进展
- 多维度查询：按标题、申请人、申请部门、期望到货日期等条件筛选采购申请
- 支持按紧急程度、审批状态快速过滤
- 支持多条件组合筛选（标题、申请人、申请部门、期望到货日期）
- 支持查看、编辑、删除、审批操作
3.2 需求明细（采购需求池）
Section titled “3.2 需求明细（采购需求池）”需求明细模块汇总所有采购申请的具体产品需求，形成采购需求池，主要用于：
- 采购需求汇总：将各部门的采购申请明细汇总，形成统一的采购需求池
- 需求合并处理：对相同产品的需求进行合并，提高采购效率，降低采购成本
- 需求跟踪管理：跟踪每条采购需求的处理状态
- 多维度查询：按标题、产品名称、规格型号、期望到货日期等条件筛选需求明细
- 采购计划支撑：为制定采购计划提供数据基础
- 展示采购需求的详细信息：采购申请、紧急程度、期望到货日期、产品、申请数量、剩余数量等
- 业务类型标签直观展示（固定资产、办公用品等）
- 支持按标题、产品名称、规格型号、期望到货日期多条件筛选
3.3 采购计划
Section titled “3.3 采购计划”采购计划模块用于制定正式的采购计划，主要用于：
- 采购计划制定：根据采购需求池制定正式的采购计划，明确采购内容和预算
- 采购计划审批：采购计划需经过审批流程，确保采购计划合理合规
- 采购金额管理：记录采购计划的未税金额，便于预算控制
- 采购计划跟踪：跟踪采购计划的审批状态和执行情况
- 多维度查询：按标题、编号、需求日期、创建日期等条件筛选采购计划
- 支持按审批状态快速过滤
- 支持多条件组合筛选（标题、编号、需求日期、创建日期）
- 支持查看、编辑、删除、审批操作
3.4 采购询价单
Section titled “3.4 采购询价单”采购询价单模块用于向供应商发起询价，主要用于：
- 采购询价发起：根据采购计划向供应商发起询价，获取供应商报价
- 询价过程管理：跟踪询价单的状态和进展
- 询价信息记录：记录询价标题、询价日期、关联采购计划等信息
- 多维度查询：按询价标题、询价日期、询价状态、计划标题等条件筛选询价单
- 报价收集支撑：为供应商报价提供基础，支撑比价采购
- 支持按询价标题、询价日期、询价状态、计划标题多条件筛选
- 记录询价单的详细信息：标题、编码、询价日期、采购计划等
- 支持询价单发起、查看等操作
四、供应商报价
Section titled “四、供应商报价”4.1 供应商报价
Section titled “4.1 供应商报价”供应商报价模块用于管理供应商的报价信息，主要用于：
- 报价信息收集：收集各供应商针对询价单的报价信息
- 报价状态管理：跟踪供应商报价的状态（已报价、已采纳等）
- 报价比价分析：对比不同供应商的报价，为采购决策提供依据
- 报价采纳管理：对选中的供应商报价进行采纳，生成采购订单
- 多维度查询：按标题、供应商等条件筛选供应商报价
- 报价状态管理：已报价、已采纳等状态
- 支持按报价状态快速过滤
- 支持按标题、供应商多条件筛选
- 展示报价的详细信息：供应商、标题、报价状态、报价日期、未税金额、税金、总金额等
- 支持查看、报价、采纳操作
4.2 报价明细
Section titled “4.2 报价明细”报价明细模块展示供应商报价的具体产品明细，主要用于：
- 报价明细查看：查看供应商报价的具体产品明细，了解各产品的报价情况
- 产品比价分析：对比不同供应商对同一产品的报价，选择最优供应商
- 报价信息追溯：追溯每个产品的报价来源和详细信息
- 多维度查询：按标题、产品、规格型号、供应商等条件筛选报价明细
- 采购订单支撑：为生成采购订单提供明细数据
- 展示报价明细的详细信息：报价单、合作伙伴、产品、规格型号、单位、单价、数量、未税金额等
- 支持按标题、产品、规格型号、供应商多条件筛选
- 支持查看操作
五、采购管理
Section titled “五、采购管理”5.1 采购订单
Section titled “5.1 采购订单”采购订单模块是采购执行的核心环节，主要用于：
- 采购订单创建：根据采纳的供应商报价自动生成采购订单或者手工创建采购订单
- 订单状态跟踪：跟踪采购订单的执行状态和到货状态
- 到货管理：记录采购订单的到货情况，支持收货操作
- 订单信息管理：记录订单类型、主题、订单号、下单日期等详细信息
- 多维度查询：按合作伙伴、主题、采购种类、产品、下单日期等条件筛选采购订单
- 支持一键收货
- 支持多条件组合筛选（合作伙伴、主题、采购种类、产品、下单日期）
- 支持查看、编辑、删除、添加采购订单子记录
5.2 采购明细
Section titled “5.2 采购明细”采购明细模块展示采购订单的具体产品明细，主要用于：
- 采购明细查看：查看采购订单的具体产品明细，了解采购内容
- 采购金额统计：统计各产品的采购金额，便于成本核算
- 采购信息追溯：追溯每个产品的采购来源和详细信息
- 多维度查询：按订单号、规格型号、产品名称、下单日期等条件筛选采购明细
- 库存管理支撑：为库存管理、财务核算提供明细数据
- 展示采购明细的详细信息：订单、业务类型、产品、规格型号、单位、数量、单价、未税金额等
- 支持按订单号、规格型号、产品名称、下单日期多条件筛选
5.3 采购合同
Section titled “5.3 采购合同”采购合同模块用于管理采购合同的全生命周期，主要用于：
- 采购合同管理：统一管理所有采购合同，建立合同档案
- 合同状态跟踪：跟踪合同从洽谈、审批、实施、决算到完成的全生命周期
- 合同信息记录：记录合同分类、状态、合作伙伴、联系人、关联订单等信息
- 多维度查询：按标题、合作伙伴、我方主体、成本利润中心等条件筛选采购合同
- 合同执行支撑：为合同执行、付款、验收等业务提供基础数据
- 支持按合同状态快速过滤
- 支持多条件组合筛选（标题、合作伙伴、我方主体、成本利润中心）
- 支持查看、编辑、删除、添加合同子记录操作
- 关联对应的采购订单
六、退货管理
Section titled “六、退货管理”6.1 采购退货
Section titled “6.1 采购退货”采购退货模块用于管理采购退货业务，主要用于：
- 采购退货发起：对质量不合格、数量不符等需要退货的产品发起退货申请
- 退货原因记录：记录退货原因，便于供应商管理和质量改进
- 退货信息跟踪：跟踪退货单的处理状态和进展
- 多维度查询：按合作伙伴、退货单号、订单主题、日期等条件筛选采购退货
- 供应商考核支撑：退货数据作为供应商考核的重要依据
- 记录退货单的详细信息：单号、订单、合作伙伴、联系人、原因、日期等
- 支持按合作伙伴、退货单号、订单主题、日期多条件筛选
- 支持查看、编辑、删除操作
- 支持关联对应的采购订单
6.2 退货明细
Section titled “6.2 退货明细”退货明细模块展示采购退货的具体产品明细，主要用于：
- 退货明细查看：查看退货单的具体产品明细，了解退货内容
- 退货金额统计：统计各产品的退货金额，便于财务核算
- 退货信息追溯：追溯每个产品的退货来源和详细信息
- 多维度查询：按规格型号、产品名称、退货单、日期等条件筛选退货明细
- 库存管理支撑：为库存调整、财务核算提供明细数据
- 展示退货明细的详细信息：退货单、名称、规格型号、单位、退货数量、退货金额等
- 支持按规格型号、产品名称、退货单、日期多条件筛选
- 支持查看操作
- 自动关联对应的退货单
七、洽谈管理
Section titled “七、洽谈管理”7.1 洽谈记录
Section titled “7.1 洽谈记录”洽谈记录模块用于记录与供应商的洽谈沟通情况，主要用于：
- 洽谈过程记录：完整记录与供应商的每次洽谈沟通内容，建立洽谈档案
- 洽谈类型管理：按洽谈类型（方案沟通、售后、合同回款等）进行分类管理
- 处理结果跟踪：记录每次洽谈的处理结果，跟踪后续进展
- 快速记录：支持在多个模块进行洽谈的记录；如：订单、报价单等详情页
- 供应商关系维护：为供应商关系维护提供历史沟通记录支撑
供应商洽谈流程
Section titled “供应商洽谈流程”1. 制定洽谈计划 ├── 确定洽谈目标 ├── 设定洽谈时间 ├── 指定负责人 └── 设置优先级 ↓2. 执行洽谈 ├── 按计划与供应商洽谈 ├── 记录洽谈内容 └── 记录洽谈结果 ↓3. 洽谈跟进 ├── 根据洽谈结果制定后续行动 ├── 持续跟进或下次再访 └── 更新洽谈计划状态- 洽谈类型分类：方案沟通、售后、合同回款等多种类型
- 处理结果管理：下次再访、持续跟进等处理结果
- 支持按处理结果快速过滤
- 支持多条件组合筛选（合作伙伴、联系人、类型、时间）
- 记录洽谈的详细信息：合作伙伴、联系人、时间、类型、处理结果、内容纪要等
- 支持查看、编辑、删除操作
7.2 洽谈计划
Section titled “7.2 洽谈计划”洽谈计划模块用于制定与供应商的洽谈计划，主要用于：
- 洽谈计划制定：提前制定与供应商的洽谈计划，明确洽谈目标和时间
- 洽谈状态跟踪：跟踪洽谈计划的执行状态（待办、进行中、已完成等）
- 优先级管理：对洽谈计划按优先级（高、中、低）进行分级，优先处理重要事项
- 负责人管理：明确每个洽谈计划的负责人，落实责任
- 多维度查询：按名称、联系人、标题、负责人、计划开始时间等条件筛选洽谈计划
- 支持按状态、优先级快速过滤
- 支持多条件组合筛选（名称、联系人、标题、负责人、计划开始时间）
- 记录洽谈计划的详细信息：合作伙伴、联系人、标题、状态、优先级、描述、计划开始时间等
- 支持查看、编辑、删除操作
八、产品管理
Section titled “八、产品管理”8.1 产品
Section titled “8.1 产品”产品模块是采购系统的基础数据，主要用于：
- 产品档案管理：统一维护所有产品的基础信息，建立产品档案库
- 产品信息管理：记录产品的编码、名称、规格型号、业务类型、单位、税率、参考单价等信息
- 产品分类管理：按业务类型对产品进行分类管理，便于统计分析
- 多级产品支持：支持树形结构的多级产品，满足复杂产品结构管理需求
- 多维度查询：按编码、名称、规格型号、业务类型等条件筛选产品
- 支持按编码、名称、规格型号、业务类型多条件筛选
- 记录产品的详细信息：编码、名称、规格型号、业务类型、单位、税率、参考单价等
- 业务类型标签直观展示（办公用品、固定资产、服务采购等）
- 支持查看、编辑、添加产品子记录操作
- 支持导入、导出功能
8.2 业务类型
Section titled “8.2 业务类型”业务类型是系统的基础数据字典，用于定义产品和采购的业务分类标准，主要用于：
- 分类标准统一：统一维护业务分类标准，确保各业务模块分类一致
- 可视化颜色标识：每个类型配置不同颜色，在其他模块中以颜色区分
- 业务模块支撑：为产品、采购需求、采购订单等业务模块提供分类数据
- 多级分类支持：支持树形结构的多级分类，满足复杂分类需求
- 灵活可配置：支持新增、编辑、删除业务类型，可根据业务需要调整
- 每个类型包含名称、编码、颜色、启用状态、备注
- 支持自定义颜色标识，可视化区分不同类型
- 支持启用/禁用控制
- 支持添加子记录，构建多级分类结构
- 预置两大分类：销售业务、采购业务
- 采购业务包含：办公用品、工程物资、固定资产、服务采购、其他采购、无形资产等
8.3 计量单位
Section titled “8.3 计量单位”计量单位是系统的基础数据字典，用于定义产品的计量单位标准，主要用于：
- 计量单位统一：统一维护计量单位标准，确保各业务模块单位一致
- 可视化颜色标识：每个单位配置不同颜色，在其他模块中以颜色区分
- 业务模块支撑：为产品、采购需求、采购订单等业务模块提供计量单位数据
- 多级单位支持：支持树形结构的多级单位，满足复杂单位换算需求
- 灵活可配置：支持新增、编辑、删除计量单位，可根据业务需要调整
- 每个单位包含名称、编码、颜色、启用状态、备注
- 支持自定义颜色标识，可视化区分不同单位
- 支持启用/禁用控制
- 支持添加子记录，构建多级单位结构
- 预置数量大类，包含：个、套、批、次、台、项、件、箱、盒、部/年、只、卷、根、组等常用单位
九、售后反馈
Section titled “九、售后反馈”9.1 售后反馈
Section titled “9.1 售后反馈”售后反馈模块用于管理采购后的售后问题反馈，主要用于：
- 售后问题登记：登记采购产品的售后问题，如质量问题、数量问题等
- 售后状态跟踪：跟踪售后问题的处理状态（未开始、进行中、已完成）
- 责任人管理：明确每个售后问题的处理人，落实责任
- 多维度查询：按合作伙伴、联系人、订单号、处理人等条件筛选售后反馈
- 供应商考核支撑：售后数据作为供应商考核的重要依据
- 支持按状态快速过滤
- 支持多条件组合筛选（合作伙伴、联系人、订单号、处理人）
- 记录售后反馈的详细信息：合作伙伴、联系人、订单、问题描述、状态、处理人等
- 支持查看、编辑、删除操作
